1. Réservation et Commande

La réservation est confirmée dès réception d'un devis ou bon de commande signé, ou en cas de réservation en ligne sur notre site web. Pour une réservation en ligne, la commande est validée dès que le client a effectué sa réservation et son paiement (ou la réservation sans paiement, selon les modalités). Toutefois, cette réservation est soumise à la disponibilité du matériel. En cas de gestion incorrecte des stocks sur le site, Clem Events se réserve le droit d'annuler la réservation ou de proposer une solution alternative.

Toute commande implique une adhésion sans réserve aux présentes conditions générales de location. En signant le devis ou bon de commande ou en validant une commande en ligne, le client accepte sans condition ni réserve les termes et conditions de location stipulés dans les présentes conditions générales. Cela inclut les responsabilités du client, les modalités de paiement, les conditions de livraison et de restitution du matériel, ainsi que toutes les autres règles et obligations définies.

La location est réservée aux personnes majeures uniquement. La location de matériel est strictement réservée aux personnes ayant atteint l'âge légal de la majorité, soit 18 ans dans la plupart des juridictions. Toute réservation effectuée par une personne mineure ne pourra être acceptée, et les conditions de location seront nulles et non avenues si le locataire est mineur.

2. Retrait du matériel

Le locataire est tenu de déposer une caution équivalente à 30 % de la valeur, neuf, du matériel loué. Cette caution peut être fournie sous deux formes : un chèque bancaire ou une empreinte bancaire. Le montant exact de la caution sera précisé sur le bon de commande au moment de la réservation. Cette caution a pour objectif de couvrir tout dommage éventuel au matériel ou tout manquement aux conditions de location (retard de restitution, dégradation, perte, etc.).

En cas de non-respect des conditions de location, Clem Events se réserve le droit d'encaisser la caution afin de couvrir les frais liés à la réparation, au remplacement ou aux pénalités. Cette mesure pourra être appliquée dans des situations telles que : matériel retourné en mauvais état, matériel non restitué dans les délais impartis ou tout autre non-respect des termes du contrat.

La restitution de la caution sera effectuée après vérification complète du matériel et réception du paiement total de la location. En cas de manque de temps pour effectuer la vérification du matériel (par exemple, reprise après livraison, mauvaises conditions de contrôle telles que la nuit ou autres circonstances), la vérification sera réalisée ultérieurement par Clem Events dans un délai de 48 heures après le retour du matériel. Si le matériel retourné présente des dommages ou si des frais sont associés à des manquements aux conditions de location, la caution pourra être partiellement ou totalement retenue pour couvrir ces coûts. En l'absence de toute anomalie constatée, la caution sera restituée dans son intégralité après la vérification du matériel.

Indisponibilité du matériel :

En cas d’indisponibilité du matériel réservé, Clem Events se réserve le droit de procéder à son remplacement par un produit de substitution. Ce produit disposera de fonctionnalités ou d’une puissance équivalente à celles du matériel initialement prévu. Aucune notification préalable n’est nécessaire pour un tel remplacement, et le locataire accepte cette substitution. Clem Events s’efforcera néanmoins de garantir que le matériel de remplacement soit parfaitement adapté à l'événement prévu.

3. Responsabilité du Locataire

Le locataire est juridiquement responsable du matériel pendant la période de location. Il doit en prendre soin et se prémunir contre les risques de vol. En cas de perte ou de vol du matériel, le locataire sera redevable de la totalité de la valeur du matériel engagé. Le locataire sera également facturé pour la réparation ou le remplacement du matériel en cas de dommages. La responsabilité du locataire est engagée en cas de détérioration constatée dans les 48 heures suivant la restitution du matériel.

Le locataire fait son affaire de tous risques de mise en jeu de sa responsabilité civile, à raison de tout dommage causé par l’utilisation du matériel durant la période où il lui est confié.

Attention aux risques liés aux liquides :

Le locataire doit prendre des précautions particulières concernant la proximité de verres d'alcool ou autres liquides avec le matériel, notamment les tables de mixage, les platines, les micros, et tout équipement électronique sensible. En cas d’intrusion de liquide (eau, soda, alcool) à l’intérieur de ces produits, la réparation est souvent quasi impossible, et le locataire devra couvrir la totalité du coût du matériel endommagé. Même si le locataire essuie rapidement le matériel en cas de déversement accidentel, des marques ou des dommages internes peuvent persister. En cas de tel incident, nous vous prions de nous avertir le plus tôt possible afin de limiter les dégâts. Il est fortement recommandé d’isoler ce matériel, de ne pas le poser sur des comptoirs ou à proximité de zones où des boissons sont consommées, afin d'éviter tout risque de dommage.

4. Restitution et Prolongation

La date de restitution est fixée sur le devis ou bon de livraison et doit être respectée. Toute prolongation nécessite un accord préalable et un avenant au contrat. Le locataire est responsable des frais de restitution, et la non-restitution du matériel pourra entraîner des poursuites pour vol ou abus de confiance.

En cas de retard ou d’impossibilité de retour, le locataire doit nous prévenir dès que possible au 07.80.95.55.59.

Frais de nettoyage :

• 30€ par produit seront appliqués en cas de matériel sale (barnum, mange-debout, flight, case, lumières, etc.).
• 15€ pour les câbles et petits accessoires.

Ce tarif est appliqué automatiquement si le matériel présente une salissure qui peut être retirée par un simple nettoyage.

Ce type de salissure inclut, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :

• Terre ou poussière accumulée sur le matériel ou les câbles,
• Salissures diverses comme des taches de graisse,
• Scotch ou adhésifs laissés sur les surfaces du matériel,
• Boissons renversées (eau, soda, alcool, etc.) sur les équipements,
• Restes de nourriture (casse-croûte, miettes, etc.) trouvés sur ou autour du matériel.

Ces types de salissures doivent être facilement nettoyés par nos équipes, mais un tarif supplémentaire sera appliqué pour la prise en charge du nettoyage nécessaire.

5. Dysfonctionnement du Matériel

Le locataire dispose d'un délai de 4 heures après la récupération du matériel pour signaler tout dysfonctionnement, manquement ou défaut constaté. Cela inclut notamment des problèmes de fonctionnement, des pièces manquantes ou tout autre souci lié au matériel. Si un problème est détecté, le locataire doit immédiatement en informer Clem Events par écrit (par e-mail, SMS ou appel téléphonique) dans ce délai de 4 heures suivant la réception du matériel.

Passé ce délai de 4 heures, Clem Events ne pourra pas intervenir et ne pourra être tenu responsable des dysfonctionnements ou des anomalies signalés après cette période.

En cas de problème majeur nécessitant l'intervention de Clem Events (par exemple, un mauvais branchement, une mauvaise utilisation ou un problème lié à la mise en place du matériel), un forfait de 80 € sera facturé. Cette somme couvrira les frais de déplacement et les coûts liés à la résolution du problème, que ce soit pour la reconfiguration du matériel ou pour toute assistance supplémentaire nécessaire.

Si le problème est lié à un défaut du matériel (par exemple, un problème technique ou une pièce défectueuse indépendante de l’utilisation), Clem Events interviendra dans les meilleurs délais pour résoudre le problème, sous réserve de la capacité à remplacer ou réparer le matériel défectueux. En cas de nécessité de remplacement ou de réparation impossible, ou en cas d'impossibilité de déplacement pour résoudre le problème, le coût de la location sera décompté de la facture finale. Cela signifie que le locataire sera remboursé pour la période de location non utilisée ou pour les services non rendus.

En cas de problème majeur, une remise pourra être appliquée sur le montant total de la facture, en fonction de l'ampleur du problème et de la durée de l'interruption de service. Cependant, cette remise ne pourra être inférieure à un solde de 0 €, ce qui signifie qu’aucune compensation ne sera effectuée si la situation ne justifie pas une réduction substantielle.

6. État du Matériel

Le matériel est réputé être en parfait état de fonctionnement au moment de sa livraison. Clem Events s’engage à effectuer un contrôle minutieux de chaque équipement avant sa remise au locataire afin de s’assurer de son bon état de marche. Ce contrôle inclut, mais ne se limite pas à, la vérification du bon fonctionnement des composants techniques, l’absence de dommages visibles, et la conformité avec les spécifications convenues lors de la commande.

Lors de la livraison, le locataire devra procéder à un contrôle visuel et fonctionnel du matériel en présence du livreur ou du technicien. Si des défauts ou anomalies sont constatés, ceux-ci doivent être signalés immédiatement. Toute constatation d’un matériel défectueux ou endommagé à la livraison doit être communiquée par écrit à Clem Events (par e-mail ou SMS) dans les 24 heures suivant la réception, afin que des actions correctives soient prises dans les plus brefs délais.

En l'absence de réclamation dans ce délai, le matériel sera réputé livré en bon état et le locataire en prendra possession dans ces conditions.

Le locataire s’engage à utiliser le matériel avec soin, conformément aux instructions d’utilisation fournies par Clem Events, et à prendre toutes les précautions nécessaires pour éviter toute détérioration.

7. Contraintes et Poursuites

Des poursuites judiciaires pourront être engagées en cas de vol, abus de confiance, non-provision du chèque de règlement ou de caution, ou vente illicite du matériel. La sous-location est strictement interdite, sauf accord écrit préalable de l'entreprise Clem Events. En cas de sous-location non autorisée, le locataire pourra être tenu responsable de toutes les conséquences juridiques et financières.

8. Sinistre et Assurance

En cas de vol ou sinistre, le locataire doit signaler l’incident dans un délai de 48 heures et fournir une déclaration de police. Le locataire est responsable du matériel à hauteur de sa valeur de remplacement. Il doit s'assurer que son assurance couvre les risques de vol, perte ou détérioration du matériel pendant la location.  

9. Tarifs, Règlement et Livraison / Reprise

9.1 Règlement (Paiement)

Le paiement s'effectue au comptant, au retour du matériel, par carte bancaire, espèces ou virement bancaire instantané. Aucun délai de paiement ne sera accepté, sauf dans le cas d'engagements spécifiques convenus préalablement par écrit, réservés exclusivement aux professionnels et administrations.

Les conditions de règlement sont systématiquement indiquées sur chaque devis ou bon de commande et doivent être respectées par le locataire.

Retard d​e paie​ment :

Conformément à l’article L.441-10 du Code de commerce, en cas de retard de paiement :

• Pénalités de retard : Un taux d'intérêt de 10 % par an sera appliqué sur le montant TTC impayé. Ces pénalités courent automatiquement et sans mise en demeure dès le lendemain de la date d'échéance mentionnée sur le devis ou la commande.
• Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement : Une indemnité forfaitaire de 40 € sera due pour chaque facture impayée, conformément à l’article D.441-5 du Code de commerce.

En cas de non-paiement persistant :

• Clem Events se réserve le droit d'engager une procédure de recouvrement amiable ou judiciaire pour récupérer les sommes dues, avec tous les frais engendrés (honoraires d'huissier, frais d'avocat, etc.) à la charge du locataire.
• La location de tout matériel futur pourra être suspendue jusqu'à la régularisation complète des montants dus.

En cas de non-paiement persistant, Clem Events délèguera la gestion du recouvrement à l’entreprise Ruby Payeur, spécialisée dans le recouvrement de créances. Tous les frais liés à cette procédure seront facturés au locataire, en complément des sommes dues. Clem Events se réserve également le droit de suspendre toute location future jusqu'à régularisation complète.

Le locataire est tenu de régler intégralement le montant indiqué sur le devis ou la commande, même en cas d'annulation ou de non-utilisation du matériel, sauf accord spécifique mentionné par écrit avec Clem Events.

Engagements spécifiques (professionnels et administrations) :

Pour les professionnels et administrations bénéficiant d'un délai de paiement spécial, celui-ci sera mentionné sur le devis ou bon de commande. 

Le délai de paiement accordé ne pourra en aucun cas excéder 30 jours fin de mois, sauf mention écrite contraire.

Facturation via Chorus Pro :

Clem Events est habitué à collaborer avec les administrations publiques et propose la facturation via la plateforme Chorus Pro, conforme aux obligations légales de facturation électronique pour le secteur public.

Pour enregistrer une commande et établir une facturation via Chorus Pro, les informations suivantes doivent impérativement être fournies :

• Numéro d'engagement ou de bon de commande : identifiant obligatoire pour valider la commande.
• Code service : nécessaire pour garantir l'affectation correcte de la facture au service concerné.
• Identifiant Chorus Pro : utilisé pour transmettre la facture directement dans le système.
• Adresse complète de facturation : inclut le service ou département responsable.
• Nom et coordonnées du contact administratif : pour toute demande complémentaire ou validation.

L'enregistrement de la commande sera effectué uniquement à réception de ces informations. Nous vous invitons à les transmettre rapidement afin d'éviter tout retard dans le traitement de votre demande.

9.2 Tarifs

Les tarifs affichés (TTC) sur notre site internet sont valables pour une location de 24h ou un forfait weekend (du vendredi après-midi au lundi matin). Le tarif indiqué correspond à une seule utilisation du matériel ou à une prestation unique. Si vous avez besoin de louer le matériel pour une période plus longue ou pour plusieurs prestations, un coefficient de location sera appliqué en fonction de la durée ou du nombre d’utilisations.

Important : Le prix affiché comprend l'enlèvement des produits par le client à notre dépôt. Si vous souhaitez bénéficier d'une livraison ou d'une installation, des frais supplémentaires seront appliqués, selon les zones de livraison.

Voici le détail des coefficients appliqués :

• Location 24h (ou 1 utilisation) : tarif de base
• Location 48h (ou 2 utilisations) : coefficient de 1,5
• Location 72h (ou 3 utilisations) : coefficient de 2
• Location 96h (ou 4 utilisations) : coefficient de 2,3
• Location 120h (ou 5 utilisations) : coefficient de 2,5
• Location 1 semaine (7 jours) : coefficient de 3
• Location 15 jours : coefficient de 5
• Location 30 jours : coefficient de 8

Ces coefficients sont appliqués pour adapter nos tarifs en fonction de vos besoins spécifiques, et permettent de bénéficier de réductions en fonction de la durée de la location.

9.3 Frais de Livraison

Les frais de livraison sont appliqués en fonction de la distance entre notre base à Dax et votre lieu de livraison. Ces frais couvrent uniquement la livraison du matériel jusqu’au lieu de destination, comme le dépôt à la porte ou un autre point convenu. 

L'installation et le démontage ne sont pas inclus dans ces tarifs.

Les frais de livraison sont calculés par tranche de 10 km, pour un aller simple ou un retour simple, comme suit :

• 0 à 10 km : 20€ (Dax, Saint Paul les Dax, Saint Vincent de Paul, Tethieu, Yzosse, Narrosse, Seyresse, Saint-Pandelon, Candresse, Heugas)
• 10 à 20 km : 25€ ( Mées, Pontonx sur l'adour, Peyrehorade, Tercis-les-Bains, Herm, Saint-Geours-de-Maremne)
• 20 à 30 km : 50€ (Seignosse,  Saint-Vincent-de-Tyrosse, Hossegor, Capbreton, Vieux-Boucau, Souston)
• 30 à 40 km : 70€ (Labenne, Bayonne, Biarritz, Mugron, Villeneuve-de-Marsan)
• 40 à 50 km : 95€ (Mont de marsan, Hendaye, Espelette, Saint-Pée-sur-Nivelle, Guéthary, Ainhoa, Mimizan, Parentis-en-Born, Hagetmau)

Pour une livraison et une reprise du matériel, il convient de compter deux fois le tarif indiqué ci-dessus, car le transport sera effectué à la fois pour la livraison et pour la récupération du matériel.

En cas d'attente lors de la livraison (par exemple, si les clés de la salle ne sont pas disponibles, si la personne chargée de réceptionner le matériel est absente, etc.), des frais de 10€ par quart d'heure seront facturés.

Afin d'éviter ces frais, merci de vous assurer que toutes les conditions sont réunies pour la livraison et que la personne responsable est présente à l'heure convenue.

En cas d'annulation, nous vous prions de nous prévenir dès que possible.

10. Nuisances Sonores et Visuelles

Gestion des nuisances sonores, visuelles et d'utilisation des machines à effets

Le locataire reconnaît avoir pris connaissance des caractéristiques acoustiques et visuelles du matériel loué et s'engage à respecter les réglementations locales pour limiter les nuisances, qu'elles soient sonores ou lumineuses. Cela inclut :

• Sonorisation : Respecter les niveaux sonores autorisés ainsi que les horaires légaux pour éviter tout trouble de voisinage ou intervention des autorités.
• Éclairage et lasers :
  • Éviter de diriger les projecteurs, faisceaux lumineux ou lasers vers des habitations, des routes ou tout autre espace pouvant gêner ou mettre en danger autrui.
  • Utiliser les lasers uniquement à l'intérieur des limites légales pour éviter tout risque pour la santé (yeux, peau) ou toute nuisance pour les tiers, en particulier dans les lieux publics ou lors d'événements extérieurs.
  • Vérifier que l’installation lumineuse respecte les normes de sécurité applicables (notamment en cas d'installation extérieure).

Utilisation des machines à effets

Si le locataire loue des machines à effets, telles que des machines à fumée, à brouillard ou à bulles, il s’engage à :

• Respecter les conditions d'aération et de ventilation pour éviter tout déclenchement des détecteurs de fumée ou des systèmes de sécurité.
• Ne pas utiliser ces machines dans des zones où elles pourraient créer un danger ou perturber l’ordre public.

Responsabilité en cas d’intervention des autorités

En cas de plainte ou d’intervention des autorités publiques entraînant la saisie du matériel loué (enceintes, projecteurs, lasers, machines à fumée, etc.), le locataire devra :

1. Couvrir les frais de récupération du matériel.
2. Payer les frais de location supplémentaires liés à l'immobilisation du matériel durant la période de saisie.

Clem Events décline toute responsabilité en cas de non-respect des règles locales ou des conséquences juridiques et financières qui en découlent. Le locataire est invité à se renseigner sur les réglementations en vigueur avant d’utiliser du matériel sonore, lumineux ou des machines à effets.

11. Conditions Techniques et Responsabilité d'Usage

Le locataire déclare avoir parfaitement connaissance des spécifications techniques du matériel loué. Il s’interdit donc toute réclamation fondée sur leur manque de correspondance à l’utilisation envisagée. Quelles que soient les circonstances ayant conduit le locataire à une impossibilité d’exploitation du matériel loué, si le système lors de sa restitution fonctionne normalement, ce dernier devra payer le montant prévu de la location du matériel.

• Le locataire est tenu de vérifier avant son départ qu’il lui a été remis tous les éléments de la location, et notamment les câbles et accessoires dont il a besoin.
• En aucun cas, l’absence d’un raccord de câblage, par exemple, ne pourra remettre en cause le prix de la location.
• Le matériel vérifié par Clem Events avant et après la location est présumé en parfait état de fonctionnement, même si le locataire n’a pas assisté à l’essai.
• En cas de restitution de matériel endommagé ou défectueux, le locataire devra rembourser les frais de remise en état ou de remplacement.

12. Force Majeure

Les parties ne seront pas responsables d’un manquement à leurs obligations contractuelles en cas de force majeure. Cela inclut des événements imprévus comme des catastrophes naturelles, des grèves, des actes de guerre, des décisions administratives, des accidents de transport, ou des crises sanitaires.

• Si un tel événement survient, la partie concernée doit en informer l'autre rapidement et pourra demander un réajustement des conditions ou une suspension temporaire du contrat jusqu'à la résolution de la situation.

13. Annulation de la Location ou de l'Événement

En cas d'annulation de l'événement, de la soirée ou de la location, il est impératif que le locataire nous informe le plus tôt possible.

• Notification obligatoire : L'annulation doit être notifiée par écrit (par mail), ou par téléphone ou SMS, afin que nous puissions en prendre connaissance de manière officielle. Cette communication doit être faite dans les plus brefs délais pour permettre une gestion adéquate de la réservation.
• Le locataire devra également fournir une preuve formelle de l'annulation (par exemple, un justificatif ou une confirmation écrite si l'événement est annulé par une tierce partie ou une autorité), afin que nous puissions enregistrer l'annulation de façon complète et transparente.
• Non-communication préalable : Si l'annulation n'est signalée qu’au moment de la restitution du matériel, sans communication préalable, aucun remboursement ou compensation financière ne sera possible. Dans ce cas, la totalité du montant de la location sera due, et la réservation sera considérée comme confirmée. Le locataire reste ainsi responsable de la totalité de la location, indépendamment de l’annulation de l’événement.

14. Manutention et Installation

Le locataire s'engage à prendre toutes les précautions nécessaires pour assurer une manipulation appropriée du matériel tout au long de la durée de la location, depuis son transport jusqu'à son utilisation. Cela inclut les étapes suivantes :

1. Transport du matériel : Le locataire doit s’assurer que le matériel est transporté de manière sécurisée. Cela implique de respecter les consignes de transport pour éviter tout dommage pendant le trajet (par exemple, protéger les équipements fragiles, éviter les chocs violents, utiliser des supports ou des protections adaptées pour les éléments sensibles comme les projecteurs ou les équipements audio).
2. Manutention : Lors de la prise en charge, de la manipulation ou de l'installation des produits loués, le locataire doit respecter les normes de sécurité et utiliser le matériel conformément aux instructions fournies. Cela inclut l’utilisation d’une équipe qualifiée si nécessaire, en veillant à ne pas exposer les équipements à des risques inutiles (par exemple, ne pas soulever des objets trop lourds sans aide).
3. Montage du matériel : Le locataire est responsable de l'installation du matériel dans les conditions optimales, conformément aux spécifications techniques fournies par Clem Events. Il doit s’assurer que le montage respecte les contraintes du matériel et que les équipements sont correctement installés, avec un équilibre et une stabilité suffisants pour éviter tout accident.
4. Respect des contraintes techniques : Chaque équipement a des spécifications techniques à respecter pour garantir son bon fonctionnement. Par exemple, ne pas utiliser de matériel prévu pour un usage intérieur à l'extérieur, ou ne pas dépasser la capacité d’un support, la charge maximale d’une structure ou la puissance d’un appareil (par exemple, pour les projecteurs ou les amplificateurs).
5. Utilisation défectueuse : Le locataire sera responsable des dommages causés par une utilisation incorrecte ou défectueuse du matériel, comme une structure mal montée, un usage excessif ou inapproprié (par exemple, une utilisation prolongée au-delà des limites recommandées), ou une installation dans un environnement non adapté.
6. Installation en extérieur : Si le matériel n’est pas prévu pour un usage en extérieur, le locataire devra prendre en compte les conditions météorologiques et éviter d’exposer le matériel aux intempéries (pluie, vent fort, chaleur excessive, etc.). En cas de dommages dus à une mauvaise installation ou à une exposition inappropriée, la responsabilité du locataire sera engagée.

En résumé, le locataire s’engage à respecter les pratiques usuelles de sécurité et de manipulation du matériel, à ne pas dépasser les spécifications techniques et à installer le matériel dans les conditions adéquates. Tout manquement à ces obligations pourra entraîner des frais supplémentaires pour la réparation des dommages ou le remplacement du matériel.

15. Compétence Juridictionnelle

En cas de litige, le tribunal compétent sera celui de Dax, qui aura la compétence exclusive pour juger toute contestation relative aux présentes conditions.